報告連絡会は会議ではありません。

会議参加者の一人ひとりが順番に状況報告をしておしまい、という会議があります。私はこれは会議では無いと思います。

会議とは広辞苑によると「会合して評議すること。何かを決めるため集まって話し合うこと。その会合。」とあります。

評議とは「種々意見を交換して相談すること。」です。

すなわち、会議とは「会合して、種々意見を交換して相談すること。何かを決めるため集まって話し合うこと。」となります。

ですから、「報告連絡」しか行わず、何らかの結論を生み出す生産的な場になっていない会議は会議ではありません。

ところが以外とこのような会議が多いのです。参加者同士が様々な観点から互いに質問したり、指摘するために人選をした人が、それをすることがなく、順番に状況報告をしておしまい、という状況です。

生産性や時間の管理に厳しい企業では、進捗状況を報告する「報告連絡会」の類は電子メールやグループウエアで代替するなど、できる限り削減しています。

事を起こした途中段階や結果の把握は読めば解る。説明は不要、という考え方です。

必要なのは、「課題の発見もしくは解消」、「企画の立案や練り込み」をすることで、会議開催前と会議をすることによって、何らかの現実的な違いを作る場、機会が会議なのです。

会議とは報告や連絡の場ではなく、皆で話し合い、創造的なアイデアが出し、磨き合う場でなければならないのです。

以上