会議終了時に、議事録確認が重要なことは以前のブログに書きました。

http://www.kando-m.jp/kando_wp/?p=148

更に、二つ重要なことがあります。

一つは「次回会議の開催日」を決めておくことです。

定例であっても必ず、開催日時の確認をし、スケジュールに書かれているかどうかの確認をします。これをやることで、突発事項が発生しない限り、欠席がありません。

もう一つは、議事録にかかれたTODOの内容と期限が次回開催日と合っているかどうかの確認です。

会議はやるべき事とやるべきやり方を決める場であると同時に、前回会議での議決事項の進捗確認をする場でもあります。しかし、TODOの内容によっては、「次回」の定例会議までに、できないこともあります。その時、「次の次」の定例会議で確認をするのでは遅い場合、「臨時の進捗確認会議」を行って、スピードと品質を向上させます。

この臨時の会議は当事者のみ集まって、進捗の確認と対策を行います。要領よく短時間で終了させるために、他の案件はできるだけ入れないようにすることがポイントです。

多数の会議に参加してきましたが、「臨時の進捗確認会議」の日程を会議終了時に決めている会社は少ないですね。これを決めることで、必ずスピードと品質が向上します。

以上