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【第440号】 すべきことを忘れるのと「あれどこだっけ？」は同じ理由
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すべきことを忘れてしまい、催促されることは誰にもあります。
でもその頻度がちょっと多い人がいます。
何故、そうなるのでしょうか？
答えは一つ！
自己管理できていない
それだけです。
突き放した様な書き方になりましたが、実は「あれどこだっけ？」と
探し物を探すのと同じ理由になります。
年齢を重ねると物忘れが酷くなるのは自然現象ですが、
実は物が増えすぎて、埋没してしまうことも大きな要因です。
引越をし、荷物を片付けた時には何処に何があるかが比較的記憶にあります。
ところが、3年も経つと物が溢れ、何処に何を置いたか解らなくなります。
すなわち、家の中がごちゃごちゃ散らかっているから見つからないのです。
環境整備できていない。管理できていない
といことですね。
すべきことを忘れるのも一緒です。
すべきことは処理をしないとどんどん増えてきます。
だんだん面倒臭くなり、結局、家の中と一緒でごちゃごちゃ（カオス）になり、
どこから手を付けたら良いのか解らなくなります。
上級管理職ほど昨日のメルマガに書いた様に
「第一領域」と「第二領域」のバランスを取ることを要求され、
カオスがカオスを生みます。
※昨日のメルマガ
更に、カオスを加速させるのがメールです。
一本のメールでその日の予定が大きく変わったという経験は誰もがあります。
「第一領域」と「第二領域」にこちらの都合に関係なく割り込んで来ます。
メール以外にもLINEやSNSなど様々な情報が飛び込んできますが、
今回はメールについて述べます。
メールによるカオスで受信者も送信者も困るのが「返信漏れ」でしょう。
まずは、メールへの向き合い方を見直しましょう。
メールは送信しなければ、返信はありません。
ということは送信数を減らせば、返信も減り、カオスから逃れることができます。
メールを電話に変更するというのも一つの手です。
でも私はその方法は取りません。
電話は内容を振り返る時に思い出せないことが多々あり、時間が経つと記憶が変わります。
録音すれば良いと思うこともありますが、後で聞くのが面倒です。
メールは時系列でやり取りを管理できるので、
「あれ？どうだったけ？」という時に便利です。
ということで、メールの方がカオスを防げると私は考えます。
では、どうすればより管理しやすいか？
第一歩は、情報のやり取りをメールだけにすることです。
メールの他にSNSも使っていると、履歴をあちこち探し回らないとなりません。
メールだけだとメールの検索機能を使って、一発で探し当てることができます。
次に、メールの整理をルーティン化することです。
私たちは、通常のビジネスのやり取り以外にもメルマガ等、多数の情報を
受け取っています。
更に、これらに迷惑メールまでが加わりますから、1日に受け取るメールの量は膨大です。
それを朝一番に整理します。
「迷惑フォルダ」の中を見て、重要なメールが紛れていないかをチェックします。
次に「受信箱」から、迷惑メールを選び、迷惑学習させます。
学習させたメールは「迷惑フォルダ」に入ります。
（※迷惑学習はメールソフトによって違って来ます）
迷惑学習が終わったら、「迷惑フォルダ」内を一旦空にします。
次に「受信箱」から、読むメルマガは残し、読まないメルマガを削除します。
続いて、「受信日付」の新しい物から目を通します。
この時点で返信はまだしません。
不要なものはゴミ箱へ入れます。
ゴミ箱は念のために一ヶ月は空にしません。
一通り読み終わったら、新しいものから返信をします。
この時にポイントがあります。
第一は、返信不要なものでも「ご連絡ありがとうございます」と書きます。
これは礼儀だと思います。
第二は、検討し、考えてから返答したいものは、謝辞の後、
「少し考えますのでお時間を下さい。●●までにご返信をさせていただきます」
このように時間をいただく旨をお伝えします。
これをせずに、後で返信しようとするから遅れたり、忘れるのです。
このように返信をしたメールは後で返信が必要ですから、
私は「後処理」の印を付けます。
この後処理はメールソフトによって違います。
私はShurikenを使っていますのでその機能を使います。
自分の後処理は水色、送信者からの追加情報を待って処理する場合は赤色、
社員に指示し、社員の作業待ちは緑などにしています。
青が多いと気持ちが焦ります。
赤が多いと少し気分が楽になります。
ですので「あれどうなってる？」と自分を含めて追いかけることができます。
備忘録代わりに自分にメールすることも多いです。
そのメールも上記と同様の処理をします。
処理が終わったメールは「項目別」「顧客別」のフォルダに手作業で
移動します。自動仕分けは使いません。
未処理がずらっと並んでいるとすべきことが明確で、優先順位も常に変更できます。
自動仕分けをすると却って私はカオスになります。
このように「受信箱「をきちんと整理すれば、カオス状態にはなりません。
それを、迷惑メールも未読も開封済みも全て、そのままにしておくと
ごちゃごちゃになって、ロストし、忘れるのは当たり前です。
因みに毎日これをやっていても、返信を含めて2時間は必要です。
これをやって初めて今日一日のスケジューリングができます。
ですので、この時間を「メールの環境整備と自己管理」と思い、大切にしています。
以前は終業後にやっていたのですが、せっかく整理しても
朝になると迷惑メールのせいでぐちゃぐちゃになってしまうので
今は辞めています。
カンコンの2ヶ月前位からはメールの送受信量が増えますので、
朝と夜にやっています。
メールの環境整備を行い、自己管理すれば
返信忘れ、すべきこと忘れは激減します。
私は普段より、メールの返信を忘れる人は、
環境整備と自己管理が甘いな～
とついつい思います。
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