【第990号】 会議の時間配分のコツ～重要な会議を選択しそれに集中する～
会議の「時間配分」が悪いなぁと感じる会議が多いです。
ここでの時間配分は、すべき会議に時間をかけて、
時間をかけるべきでない会議は時短すべきという意味です。
多くの企業で行われる会議は、次の4つになると思います。
1．進捗確認会議
売上、新規開拓、生産、決定事項の実施状況を追跡、確認し、
PDCAのサイクルを回すための会議。
2．アイデア検討会議
新しいビジネス・商品・サービスのアイデアを出し、それについてブレストする。
（ブレストとは数名が集まり、ひとつのテーマに対してアイデアを出し合うこと）
3．意志決定会議
物事を決める。合意形成をする。決済を仰ぐ。権限を得る。
4．情報共有会議
みんなが知るべき情報の伝達、報告、共有、質問をする。
多くの企業に関わってきて、皆さんが時間をかけているのは、「進捗確認会議」です。
売上、利益に直結する会議ですから、当然と言えば当然ですが、
「実施状況の追跡、確認」を会議中に行い、時間が足らなくなって
「PDCAのサイクル」を回す「具体策」に時間を取ることができない企業が多いです。
「実施状況の追跡、確認」は事前に資料を配付し、
それを読んで質問や提案があれば、先に投げておき、
会議中は「PDCAのサイクルを回す具体策」に集中すれば良いと思います。
「アイデア検討会議」も同様です。
この会議自体をやっていない企業も多いです。
会議の時間を作れないということが主要因ですが、
御社の未来はこの会議で生み出されたものによって創られる筈です。
時間がないではなく、時間を捻出する工夫が必要です。
この会議も「進捗確認会議」と同じで、事前にアイデアを出しておき、
会議でどれを集中討議するかを決めておけば、効率良く行えます。
「意志決定会議」はグループウェアの稟議書などの仕組みを使えば、
わざわざ集まらなくても良いでしょう。
「情報共有会議」も同様です。
これはグループチャットで代行できると思います。
人の発言が人の脳を刺激し、いろいろと意見が出て欲しいから会議を行います。
それの優先度の高い会議を選択し、それに集中すべきです。
★☆☆★☆☆★☆☆★☆☆★☆☆★☆☆★☆☆★☆☆★
本ブログはメルマガで配信されます。
ご希望の方は下記の登録フォームをご利用下さいませ。
https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=afspwg
★☆☆★☆☆★☆☆★☆☆★☆☆★☆☆★☆☆★☆☆★
☆★☆★☆★「オールインワン」コンサルティングのご案内☆★☆★☆★
●「経営者のメンター」
●「経営戦略の立案とその実行サポート」
●「成果に直結する管理職のマネジメント及びチームビルディング能力向上サポート」
●「働きがい、やり甲斐に繋がる組織・風土及び社員の人格作りのサポート」
●「営業やマーケティングの成果倍増アドバイザー」
これらが一つになったコンサルティングメニューがスタートしました。
これによって、御社の現場力を倍増させ、人財育成と業務成果を高めます。
また、上記から、重要度の高いものを選択して、経営改善するコースもあります。
詳しい内容は下記をご覧下さい。
