人間くさいと言うのかも知れませんが、準備をきちんとやる用意周到な人よりも、準備に手が回らない、不足がち、もしくは手抜きをする（せざるを得ない）人が多いようです。

わざと手抜きしようとしているのでは無い事はよく解っています。多くの人が目の前の業務に追われて、準備をしなくてはならないことが解っていても、手が付けられずに、ついつい（後ろ髪を引かれる思いで）「やっつけ仕事」になりがちなのだと思います。

しかしこれを直さなければ、会議は変わりません。すなわち、その企業の目標達成は100%にはならないのです。

会議当日、参加者から「準備できていません」と言う声を聞くことがあります。その瞬間に会議参加者のモチベーションが下がります。まず、上司が「なんでやっていないのだ！」と叱ります。そして、ちゃんと準備してきた参加者が「私は忙しい中、準備したのに・・・」とつぶやいたりします。場の空気が悪くなるだけです。

これを避けるために、準備段階を「指導・監督・助言」することが重要なのです。

まずは、準備段階を「指導・監督・助言」する人を設けます。会議主催者とは別の人を選任し、主催者と会議開催日まで、いろいろ打ち合わせをし、会議の成果を導き出す事が主務となります。

参加者に対する「指導・監督・助言」は開催案内が配布された時点が出発点となります。参加者が「会議の開催目的や議題を理解しているか？」「事前課題や配付資料への疑問点は無いか？ちゃんと用意できそうか？」「自部署や自分の業務の状況を説明するための資料は何がいるか？その用意はできたのか？」などを確認し、「指導・監督・助言」を行います。

会議当日に「資料を読んでいない」「事前準備ができていない」という参加者がいたら、本人の責任だけではなく、「指導・監督・助言」者も連帯責任を負います。

「指導・監督・助言」者も忙しいし、「指導・監督・助言」してもちゃんと動いてくれない場合があります。特に、年長者がモタモタしていたら、それを「指導・監督・助言」するのは結構POWERが要ります。

ですが、このような経験を「指導・監督・助言」者と「組織」の両方が積むことで「約束を守る」そして「準備をしっかりと行う」企業文化が育まれていきます。また、この文化は会議だけでなく、様々な委員会やプロジェクト活動、またチームを目標へ引っ張っていくリーダーシップの発揮など、企業活動の様々な場面で役立ちます。

以上