【第1,308号】 不測の事態は予測できない？
仕事をしていると「思いがけなく発生する不測の事態」に遭遇します。
これが頻繁に起こると「計画通り」にはまずいきません。
では、「不測の事態に備える」にはどうすれば良いでしょうか？
私は感動物語コンテスト（＝カンコン）の事務局をやっています。
毎年、大変なのはカンコン実行委員メンバーがお声がけして獲得した
「ご協賛先様」の広告原稿の管理です。
カンコングランプリ大会の会場で配布する
冊子に掲載する広告のご出稿を約100社にお願いしています。
「昨年と同じ内容」
「昨年の一部変更」
「一昨年のものを使用」
「まったく新しく作成」
「昨年は2口枠の広告を今年は1口枠に変更」
「事務局で版下を作成」
「ご協賛先様から版下データをいただく」
このような情報を管理しています。
ご協賛をいただいて1週間を目途に原稿をいただくことを
メールで御願いしていますが、
期限内にいただく先もあれば、
期限が過ぎでも届かない、という2パターンがあります。
届かない先には催促や再催促それでもダメな時は直接電話しています。
メールが迷惑メールに仕分けられていたり、埋没していたり
届かない理由は様々なので、ご協賛いただいたのに催促することが
かなり心苦しいですが、原稿がないと前に進まないので仕方がありません。
かなり手間がかかるのですが、ご協賛をいただかないと運営できませんし、
そもそも毎年のことなので慣れています。
「慣れる＝不測の事態も予測できる」
ので、広告作成については、焦りもなければパニクることもありません。
ところが、昨年はご協賛先様に特典である入場チケットを送った際に
「今週末のカンコングランプリ大会に行きたいのですが、
チケットがまだ届いていません」
と電話をいただきました。
何故、届かないのか理由がわからないし、
再送しても間に合わない可能性もあります。
「さて、どうする？」
とこの不測の事態に焦りましたが、
チケット送付時にチケット番号を控えていたので、
それを受付で伝えていただければ、
チケットレスでご入場できるようにしました。
当然、今年はそういう事態に備えて電子チケットも用意しているので、
同様なトラブルにも焦ることもないと思います。
不測の事態は突然発生するので、
あらかじめスケジュールに組む（＝TODOリスト化する）ことはできません。
しかし、不測の事態をある程度予測することができれば、
対処方法を用意することができます。
昨年、チケット番号を控えたのは、
どなたに渡したチケットが使われたかを知るためでしたが、
それによりチケットが届かないという不測の事態にも対応できました。
今年は昨年の経験を更に活かしたものとなっています。
不測の事態には全く予測不能な事態も多々ありますが、
上記のように、一部の不測の事態への対応は経験を積めば
プロセス上で起こりうるアクシデントを予測でき、
ある程度対応手段を用意できます。（ﾃﾞｷﾚﾊﾞ ｿﾉﾖｳｲﾊ ﾑﾀﾞﾆﾅｯﾃﾎｼｲ）
しかしながら、対応できる時間的余裕がないとその手段が使えません。
ですので、私は当初の計画スケジュールに
25～50％の余裕を常に持たせる様にしています。
それでも時間が足らないことが多いです。
たまに余るときもありますので、そのときは「ラッキー」と思って
「重要なことに時間を使う」
「思い切って仕事を切り上げる」
などしています。
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