会議において、まずファシリテータ（司会役）は「会議の目的」と「意図する結果（会議のゴール）」を参加者全員で共有することから始めます。

開催案内や事前配付資料で、目的が知らされていても、読んでいない人もいれば、忘れている人もいます。議論の脱線を防ぎ、もっとも効率よく会議のゴールを迎えるためにとても重要なのですが、意外とおざなりになっている会議が多いですね。

次に「終了時間を厳守すること」と「満足のいく結果が出るまで会議は終わらない」ことを宣言します。

企業は生産性を求めます。

その企業において、より生産性を上げるための話し合いの場が会議です。その会議の場が、だらだらとエンドレスな会議はあってはなりません。終了時間を明確にし、その時間までに会議のゴールを迎えることができるようにしなくてはなりません。

しかし、会議のゴールに辿り着かない、会議のゴールが必要とされる品質を満たさない場合は、「満足のいく結果が出るまで時間を延長する」もしくは「何度でも開催されること」は「当たり前」です。

この「当たり前」が守られない会議は多いです。

企業の生産物が時間不足で当初品質を満たさなくても出荷しますか？

しませんよね。だから、会議も当初目的の品質通りのアウトプットができなければ、時間延長や再開催が当たり前なのです。

とは言っても、時間延長や再開催は生産的とは言えません。そこで会議の時間を管理し、参加者に知らせる「タイムキーパー」が必要となります。

タイムキーパーは会議中に定期的に時間の告知を行ない、刻々と時間が経過していることを全員に意識させます。会議中にディスカッションが必要になった際は、多くの人に喋って貰うために「一人5分以内の発言で御願いします」や「延々と喋る人がいればタイムキーパーが後30秒でまとめて下さい」と区切ることも大切です。

その時間経緯を踏まえて、ファシリテータと参加者が残り時間を意識した、議事進行を進める事ができれば、高い集中力で良い結果となります。

では、タイムキーパー役は誰が良いでしょうか？

会議参加者全員の会議に対する意識を高めるために、会議に積極的に参加しようとしない人、発言の少ない人、人の話を聞かない人などが意識を変えるのに適役と思います。

タイムキーパーは年長者や役職が上の人にも遠慮なく時間制限をしなくてはならないので、「タイムキーパーの時間の仕切に全員が従う」といった事をグランドルールに掲げておくことも大切です。