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ファシリテータ(司会役)の役割

ファシリテータ(司会役)の役割とは何でしょうか?

開催案内に従って、衆知が集まるように議事を進行させる。会議が沈黙しないように発言を促す。決定事項(誰が、いつまでに、何をするか?)を遅滞なく導き出す。個人攻撃や脱線しないように会議をコントロールする・・・・など。いろいろあります。議事進行を進め、

ですから、一番重要なのは・・・・

「会議を開催しなかったら生まれなかった成果が生まれるような議事進行を行う」

事でしょう。そのための注意点は以下の2点となります。

1.会議を活性化させ、意義のある結論(決議)が出るようにする。

2.決定事項を実行するための仕組みの有無の確認。無ければ会議の中で作る。

開催案内に書かれている会議のゴール(結論・決議)はほとんどの会議で生まれていますが、そのゴールがきちんと実行され、成果になっていない例は多いです。

私の会議活性化セミナーの進捗報告会でも「実行し、成果を出すところでつまずく」という報告が多いです。

その理由は何故か?

「決定事項を実行するための仕組みが無いまま会議が終わっている」からです。

「誰が、いつまでに何をするか」で終わらずに「どうやってやるか?」「それを誰がいつ確認するか?」この2点を決めて下さい。

決議事項の実行と成果のレベルが確実に向上します。

ファシリテータの人選についての相談もよく受けます。

「誰が良い」という正解はありませんが、「この人は辞めた方が良い」というアドバイスはあります。

会議を生産的な話し合いの場にするには、参加者の自発的な発言を喚起することが不可欠です。ですから、役職が最上位の者が、ファシリテータ役を担うのはどうかな?と思います。

役職最上者が望む結論=組織の意思決定であれば良いのですが、そうでないことも多く見受けられます。結局、会議を行ったが、その決議に「やらされ感」を感じるのは、組織の意思決定ではないからです。「やらされ感」では良い成果にはなりにくいです。

では、どんな人がファシリテータに最適でしょうか?

ずばり、「議題の当事者」です。

自分が当事者として関わっており、責任を持つ課題や今抱え困っている課題について、会議の中でアドバイスを含め、いろんな意見を貰い、会議を活性化させ、明確な方向性の打ち出しや目標達成に向けて予測される障碍に事前に対策を考えておかないと困る人こそ、適任です。

ですから、ファシリテータは開催案内の作成時には決めておくべきです。そうすると当事者として、「指導・監督・助言」者と連携して、準備を進めますから、当日の会議の進行だけではなく、会議後の施策の実施においても、良いでしょう。

一つの会議において、複数の議題が有る場合、議題毎にファシリテータは変えた方が良いです。

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