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会議開催案内には「開催者の思い」が記されていますか?

「会議の開催案内を作成時にどんな思いを込めて作成をしていますか?」

このような問いかけを「会議活性化セミナー」の参加者に問いかけているのですが、誰もが「そんな事は考えたことが無い」という返事でした。

会議終了時に

「今日決めた決定事項を早く帰って皆に伝えたい!」

「よし!明日が楽しみだ。早く実行したいな!」

と思えるような会議をすることが、決議事項の成果を高める上で重要です。

そうであるなら、会議開催案内にも「良い会議をしたいな!」「よし!今度の会議で是非、良い意見をまとめよう!」と皆が思うような開催案内を書かなくてはなりません。

例えば、各支店の支店長を集めて本社で行われる「業績の進捗を確認する会議」があったとします。その会議に良い数字と施策を支店長である私が持って行きたいので、支店での営業会議を開催します。その際、配下の各営業課の課長から「良い施策アイデア」を出させようと思ったら、開催案内にこのように「思い」を書きます。

この開催案内に記している「○年度第一四半期営業会議」は我が支店の第一四半期業績を目標通りに達成させ、本社での進捗報告会で他の支店と大きく水を空け、全社員より称賛の拍手を戴き、皆で勝利の美酒を飲み交わすための非常に重要な会議となっています。決断すべき3つの課題を各課においてしっかりと吟味し、これからの1ヶ月の行動計画を持参して下さい。特に、第一課の○○課長の頑張りによって、業績が決まると言って過言ではありません。期待しています。よろしくお願いいたします。


会議の冒頭でも同じ言葉を述べます。

開催者の思いと会議参加者の思いのベクトルが合わないと良い会議はできません。良い会議ができなければ、良い成果は生まれません。

参加者のモチベーションアップは開催案内からスタートします。

以上

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