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会議開催案内には持ち寄る事前課題や必要資料が明記されていますか?

会議室に皆が集ってから会議がスタートするのではありません。

開催案内が配布された時点で、会議の目的、ゴールそして討議する課題について確認をし、事前に自分の意見や必要な資料を用意しておく事が会議を成功させるポイントです。

前回の会議の決議事項が100%実施され、予定された以上の成果を毎回出しているのなら何の問題もありませんが、多くの企業で実効成果が予定を下回っています。

その要因を把握し、次に活かさないと「未達」を繰り返すのみとなってしまいます。

目に見える「未達要因」だけでなく、その裏にある問題が見えた状態で会議をするためには、未達要因を分析し、見える化した資料が必要です。

会議の途中で、上長や同席者から突っこまれ、そこから調べ始めると会議の生産性は極端に落ちます。会議はあくまでも「討議」や「衆知を集め場」です。調べ物をする場ではありません。

自分で会議の向かう方向を予測し、事前資料を用意することが大切です。

そこで、会議主催者は管轄の責任者との事前課題や用意する資料について、しっかりと吟味し、明確に指示をしておくことがポイントです。

以上

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