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会議開催案内には終了時間が明記されていますか?

コンサルタントの仕事の大半は会議参加だと思います。数々の会議に参加していますが、開始時間が大きくずれる会社はまずありません。ずれたとしても数分程度ですね。10分ずれる事はありません。

しかし、終了時間になると守られている会社がほとんどありません。二件三件と掛け持ちで会議参加する事がありますので、開催案内通りに終了して貰わないと困ることがあります。

でも困るのは私だけでは無いでしょう。

参加者全員が何らかの約束や予定を入れているはずですから、困っていると思います。でも、なかなか「時間が来たから打ち切って下さい」と口にされません。皆、壁の時計を見上げたり、袖をめくって腕時計を見たりして、何となくアピールしています。

何故、会議が予定通りに終了しないのでしょうか?

企業活動にはほとんど期限や納期があります。

「何をいつまでにやるか!」を決める会議が「予定時間内に終わらず、ずるずると延長したり、時間が来たら、会議の目的を達成できないのに終わる」というのは「絶対に」おかしいです。生産性を求める企業の一番生産性が悪いのが会議・・・。

以前のブログにも書きましたが、マラソンにゴールが無かったら・・・、営業時間に決まりが無かったら・・・、こんなことは有り得ないのですが、会議においては時間通りに終わらせたいと皆が思っているのに、終わらない会議が多いです。

「終わりの見えない会議」と「会議を時間通りに終わらせようとする会議」はどちらが「良い意見」が飛び交うでしょうか?どちらが「良い決議」になりやすいでしょうか?

私の見る限り「時間通りに終わらせようとする会議」の方が、良い意見が出、決議も早いです。それは、会議前の課題検討や議題に添った資料の用意も含めたモチベーションの高さによると思います。

良い会議とは「時間通りに始まり、議題についてキチンと討議と決定が行われ、時間通りに終わる」会議です。

もう一度言います。会議を時間通りに終わらせるためには事前課題や準備が不可欠です。これをきちんとやるから会議が時間通りに終わるのです。時間を守るために準備をしっかりとする。それを徹底して下さい。

以上

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