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議事録確認にしっかりと時間をかけていますか?

会議の冒頭に前回の議事録に記載されている「決議事項」の結果や進捗確認をきちんとやっていますか?

私の顧問先で、私が参加する会議では100%行われています。しかし、それらの顧問先も当初は議事録確認されずに、いきなり今回の議題が進行していました。

このブログに何度も書いていますが、会議は会議の開催が目的ではなく、ある題目について何らかの判断や決定を下すことが目的です。

ですから、その判断や決定した事がきちんと実行され、何らかの成果が出たかどうか、また、うまく行かなかった時にはその要因把握と対策を立てることが重要なのです。

会議の冒頭において、それをやらなければ前回の会議を開催したこと自体がムダになる、と言えるでしょう。

私の会議活性化セミナーでアンケートをやった際に、「前回議事録確認をして来なかったために、決議事項の進捗確認がおざなりになっていた。これからはそれに力を入れます」と書かれる企業が実に多いのです。

このことから、会議をやってもその決議が100%確実に実行されている企業は少ないと言えるでしょう。

ですが、私の顧問先では違います。前回議事録確認が会議時間の半分以上を占めることがあります。

実行期限が過ぎた物は結果を報告させます。まだ期限が来ていない物は進捗を確認します。

ここに時間を掛けるので、決議事項を先送りに出来ません。また実行してもその成果が出なかったら、徹底的に要因把握と対策を行いますから、決議事項から逃げられません。

しっかりと向き合うしかないのです。

そうするといつの間にか「会議で決めた決議(約束)を守る体質」ができてきます。

そうなると企業は進化します。

会議の決議事に「どうやってやるか?」「どうすれば目標品質の成果が出せるか?」などが自然に話し合われます。

会議のための会議ではなく、より良い成果を出すための会議となります。

それにより「会議を行わなかったら得られなかった成果を得ることができる」のです。

以上

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