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コミュニケーションの手段は相手に合わせる

コミュニケーションの手段には幾つかの種類があります。

情報発信を重視する手段としては、WEBサイト、メール、メルマガ、ブログ、FACEBOOK、teiutterなどのSNSも重要です。

ところが双方向のコミュニケーションを重視となると、口頭、電話、メール、twitter、FACEBOOK、FACEBOOKメッセンジャー、LINEなど様々な手段があります。

これらの内、会社業務においてよく使われるのは、口頭、電話、メールでしょうね。

さて、これらの手段の内、

 

「どれを使ってコミュニケーションをするか?」

 

という事ですが、その選択基準はお持ちですか?

基準は一つです。どの手段を使ってコミュニケーションをするかは、自分の好き嫌いで選ぶモノではありません。

 

伝えたい内容に最適な手段を選ぶ事です。すなわち

 

「一番伝わりやすいやり方」で伝える。

 

これが基本です。伝えたい相手の目線になることが大切です。

 

いろんな企業から相談を受けるのですが・・・

欠勤や遅刻をメールで伝えてくる人が増えてきたそうです。先日は給与を上げて欲しい、退職したいというメールを見ました。

この逆も見たことがあります。「○○さんには我慢できません。辞めさせてください!」

 

また、会議では「解りました」という顔をし、議事録確認でも頷いているのに、メールで「実は反対だった」と送ってくる人がいました。「場の空気が全員賛成だったので、反対意見を言えなかった」という理由でした。KYという「空気を読む」事も時によっては大切ですが、会議において空気を読むことはあってはなりません。しかも、この人はある部門を一任されている責任者でした。

 

これらは「対話が苦手」「対話では言えない」ことが背景にあります。

 

コミュニケーションとは「対話」です。

 

ここで「対話」と「会話」の違いについて触れておきます。

「対話」とは、ある目的や課題、具体的な問題について、方向性の確認や結論を出すために「話し合う」「意見交換」をすることです。

「会話」とは、コミュニケーションをとること自体が目的であったり、話す内容が特に限定されていない場合に使われます。

 

社長が社員に「最近、頑張っているらしいね。ありがとう!」これは「会話」です。「最近、頑張っているようだけど、イマイチ結果になっていないようだな。何に問題があるのかな?」これは対話です。

 

上に書いた相談事例は「対話」でも「会話」でもありません。一方的に「送りつけた」だけです。

このようなメールに「どう返信したらよいですか?」という相談を受けたときに、次の様に言ったら?とアドバイスをしました。

 

「すぐに話し合いをしましょう!」

 

事例の発信者は、対話ではうまく伝えられないから、「要件」を送っています。ですが、送られた側が「要件」について検討をするより先に「不快感や不信感」を持つことが解っていません。

そんな状態で、まともに話はできません。発信者はマイナス感情から対話がスタートする事を知っていないのです。

 

「対話」をするのに最適な手段を選択する。これを徹底したいですね。

 

 

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