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会議のグランドルールはありますか?

どうも会議が引き締まらない、脱線しがち、うまく決議できない・・・こんな会議から脱却するには「会議参加の基本となるグラウンドルールを参加者全員が共有する」ことからスタートしてみましょう。

グランドルールとは会議、ミーティングを行う際に設定するルールのことです。

会議において議事をスムーズに進行するため、参加者のモチベーションを維持するため、などその会社のどの会議も同じルールを持つ場合もありますし、会議毎に特別なルールを持つ場合もあります。

また、グランドルールを作らないという「グランドルール」もあります。

いずれにしても、参加者がグラウンドルールに同意し、参加するだけで、会議はかなり活性化します。

私の経験上、会社の会議の共通グランドルールに、その会議の参加者が決めたグランドルールを組み合わせたものが良いと思います。

グランドルールは掲示をし、会議の開始前に読み合わせをすると良いでしょう。

以下は参考まで・・・

【会社としての基本グランドルール】

・時間厳守(開始時間、終了時間)

・建設的な意見を出す。否定する時は代案を述べる

・議題に集中し、脱線した際には参加者が相互にそれを指摘する

・発言は最後まで聞き、途中で遮らない

・隣とひそひそ話をしない

・意見は結論から先に述べる。

・資料は事前配布

私が参加した会議で個性的なグランドルールがありましたので、紹介いたします。

・「さん」付けする(意見を言いやすくするため。上意下達にならないため)

・全員揃うまで立って会議を行う(その会社では会議への遅刻者が多かったため、それを是正するために、全員が揃うまで立ったままで会議をしています。自分の遅刻が多数の人に迷惑を掛けるので、時間厳守が徹底されます)

・携帯電話を事務員さんまたは同じ部署の他のメンバーに預ける(携帯の普及によって、会社よりも個人の携帯に掛かってくることが多くなり、掛かってくるとつい画面を見たり、メールをチェックするので、会議中は他のメンバーに電話に出るようにして貰います)

・ファシリテータ(司会進行係)が「何か意見がある人」と聞くと、全員が一斉に手を挙げ、手を挙げてから発言内容を考える。(会議への参画の緊張感を高め、瞬時に自分の意見を纏める訓練になります)

・議事録はパソコンで行い、プロジェクターに投影する(議事録を取りながら、同じ所を見つめることで、議題への集中力を高め、決定事項がその場で全員が確認できます。後で議事録を纏める必要もありません)

是非、御社でも「グランドルール」を作成して、会議に臨んで下さい。

以上。

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