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会議の生産性が高まらない理由について

企業は「高い生産性」を求めます。「高い生産性」とは、少ないインプットで大きなアウトプットを生むことです。安く仕入れて、高く売る、少ない人件費で大きな利益を生む、少ない投資で大きな資産を生む、・・・。こういったことですね。

会議においても同じです。「短時間でできるだけ少ない参加者で最良の決議を生む」。例外はありますが、やはりこれを目指したいものです。

ところが、「高い生産性をあげている」会議は少ないようで、「どうすれば会議の生産性をあげることができますか?」というご質問をよく受けます。

会議で話されることは「企業の生産性を上げる」話が多いのに、「会議の生産性が低い」のは本末転倒なことに気がついてません。

何故、「会議の生産性が低い」のでしょうか?

「会議のコスト」が幾ら掛かっているかを知らずに会議をしていることが要因です。

<Question>

2時間会議に20人が参加した。その20人の年間人件費(福利厚生も含む)総額が2億円だった。又、その内の10人が営業マンで、10人の月間売上高は1億円だった。その場合の会議原価はいくらでしょうか。

<Answer>

(1)直接原価として20万円掛かっています。

人件費2億円÷250日÷8時間=10万円  10万円×2時間=20万円

(2)機会損失原価として125万円 掛かっています。

月間売上1億円÷20日÷8時間=62.5万円  62.5万円×2時間=125万円

(3)間接原価 ●万円

会議の事前準備資料の作成時間の人件費、資料作り・配布のためのOA機器経費、会議室の使用料(貸し会議室でなくても、会議室仕様の賃料計算をして、会議コストに加えた方が良いです)等、さまざまな間接原価が掛かっています。

これだけのコストを掛けてまで、やる会議かどうか?その会議から産み出す施策で会議コストは回収できるのか?

これを常に参加者全員が意識した上で、参画すれば、会議の生産性は上がっていきます。

次回は、会議の生産性を上げるためのもう一つの理由を述べます。

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