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会議参加者は本当にその会議に不可欠な人ですか?

先日ある会議に参加しました。当事者はもちろんの事、当事者で無い他部署の人も、積極的に所感やアイデアを皆が言い合うのです。どんどん良いアイデアが加わると同時に「よし!全員でやり遂げようぜ!」「フォローするから、頑張って!」というチーム一体感まで生まれる良い会議でした。

しかし、この逆の会議もあります。店長会議でありながら、新しい施策への質問が無い。指名されて発言したある店長の成功事例への質問も無い。自店の次月の戦術を問われても、毎月同じ内容。集まっているのは全員店長ですが、進行役の部長のワンマンショーを皆が「聞いているだけ」。頷きすら無い!その上、トイレで「やれやれ」という発言。こんな会議をやっていることをお客様が知ったら、誰も来ないのでは?と思います。

皆さまの会社の会議ではどうでしょうか?

意見も言わない人が当事者だからとして顔を連ねていませんか?会議における当事者とは「自分の意見を言う。人の発言に質問をする。同意をする。反対をする」と言った「きちんと意思表示」する人の事を言います。

部門の責任者だから、担当者だからということで、参加していても、口を開かなければそれは参画していません。数の内には入りますが、当事者ではありません。

会議参加者を人選したら、会議に参画させることに力を注いで下さい。得たい成果を一番達成できるメンバーが会議室に集まっている状態を作ってください。

参加者の人数も重要です。

人数が多すぎると意見がまとまりにくく、逆に少ないと、意見が出なく、重要なポイントが抜けていても誰も気がつかない、ということが起こります。

最低限の参加者は以下のようになります。

・会議で討議される事項について、関係のある人

・討議事項について知識経験のある人

・起こりうる問題や課題の解決能力がある人、もしくは解決に協力してくれる人

・その事項について、反対されたり、非協力であると前へ進まない可能性がある人

その会議は何のために開催されるのか?その目的達成のために、必要不可欠な人を集める。そして、会議に参加したなら、積極的に口を開き、その議事に参画する。

こんな会議を開催して下さい。

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