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会議開催案内には会議の目的「どうしたら●●の成果を得ることができるか?」と「その会議のゴール」が明記されていますか?

会議を成功させるポイントは「事前準備」にあります。事前準備には資料の準備」もありますが、「頭の準備」も重要です。

以前のブログで会議タイトルの付け方を書きました。

http://www.kando-m.jp/kando_wp/?p=51

会議タイトルを「頭の準備」ができるように変更したなら、開催案内も当然、変更しておかないとなりません。

例えば、事業部の営業数字を検討する会議であれば、その会議開催案内には・・・、

会議の目的:「どのようにしたら、○○事業部の業績を当初目標通りに達成させるか?」

と書かれなくてはなりません。

また、その会議を終了したときに決議されておくべきゴールとして・・・、

会議のゴール:「○○事業部の業績を当初目標通りに達成させるために、各課の○月度の具体的な対策行動計画を3案作成する。その3案は今までの行動とは違った行動計画とする。」

と具体的なゴールが明記されるべきです。

事業部会議は月一度の定例開催であっても、会社の状況は刻々と変化しますから、会議の目的が変わる場合もありますし、特にゴールについては毎回変わるでしょう。

「いや、ウチの事業部会議は毎回未達対策だから・・・」という事を言われる方がいらっしゃるかも知れませんが、毎回未達であってもPDCAの内容は異なる筈です。

前回の会議で決めたことの「何をやり、何が成果とならなかったのか?」

成果となった事は「どういう理由」で成果となったのか?

成果とならなかったことは「どういう理由」でならなかったのか?

行動の質と量についてはどうだったのか?

会議のゴールに辿り着く前に話すことはたくさんあります。

会議終了後の翌朝、「今日からこういう行動を取って下さい!」と明確に指示できるゴールを目指して下さい。

以上

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