いろんな会議に参加しますが、時間通りに参加者全員が揃っていることは希です。渋滞や事故による遅刻もありますが、業務都合による遅刻や出張による欠席が多く見受けられます。その度に「それが許される企業文化なんだな・・・」と感じます。

会議に遅刻、欠席するのは、それぞれに色々な理由があってのことと思いますし、その内容によっては仕方のないこともあります。しかし、それに甘んじて、毎回、誰かの顔が見えないと言うのは残念です。

会議はチームワークです。チームで試合に臨むときに遅刻、欠席者が毎回必ずいるようなチームが果たして勝てるでしょうか？

会議に遅れない、欠席しないというのは、チームワーク維持の最低限のルールだと思います。これが守れないのに良い会議が運営でき、良い決議が出て、良いPDCAのサイクルが回るとは思えません。

会議に遅刻、欠席するときのルールは決まっていますか？決まっていない場合、グランドルールに加えると良いでしょう。

上長に報告し、許可を得ている場合がほとんどですが、その上長判断はどのようなルールの元に判断されていますか？

会議は目的があって開催されます。無駄となる会議はあっても無駄な会議はありません。

チームワークの確認の場となる会議よりも優先される業務とは何があるのでしょうか？それを決めておき、公平なジャッジができるようにしておくと良いでしょう。

残念な事に会議に出たくないために、「クレーム処理」や「顧客緊急対応」「アポが取れた！」などの業務を作る人もいます。確かに会議に参加しようとすると資料の事前準備やその間自分の業務ができないので、ストレスを感じる人もいます。それは会議参加者の多くが感じることです。

だからこそ、勝手に個人業務を優先させない管理も重要です。

前回、会議のグランドルールの内、「遅刻」に対するルールとして、全員揃うまで「立ったまま会議を行う」と紹介しました。

下記のようなルールを作っている会社もあります。

誰も遅刻したくて遅刻するわけではありません。会議室へ遅れて入るのに抵抗があります。ですから、場の空気をなごませるために、「休憩時のおやつを買ってくる」というルールがある会社があります。

また、「遅刻」＝「委任」であるとし、「遅刻者は議決事項に反論ができない」というルールがあります。いないのを幸いに遅刻者にどんどん役務を科すので、遅刻者はたまりません。よって、遅刻者がいないのです。

最後になりますが、初めてのデートに遅刻したり、欠席をする人はいません。何故なら、デートが楽しみであり、ワクワクするからです。そんな楽しい、ワクワクする会議を運営していないことが、遅刻、欠席を生むことになります。ルールも大切ですが、やはり会議の内容から考え直しましょう。

以上。