会議はその会議の管轄責任者、運営責任者、議事進行者及び参加者によって、構成されます。

「採用戦略会議」であれば、管轄責任者は「人事担当の責任者（役員や人事部長などが多いです）」になり、運営責任者は「今年度の採用活動における現場責任者（課長や係長）」となり、議事進行は「運営責任者」か「持ち回り司会者」が行います。

重要なのは会議で討議、意思決定する内容について、事前に運営責任者は管轄責任者と摺り合わせをしておくことです。特に持ち回りで司会進行をする場合は、重要です。

会議にオブザーブ参加することが多いのですが、「こんな内容の会議で良いのかな？管轄責任者の役員はこの内容で会議を進めることを本当に望んでいるのかな？」と思うことがあり、後で聴いてみると「えっ？そんなことを話していましたか・・・」ということがありました。

また、会議の途中に管轄責任者が「ちょっと待った。今、そんなことをここで話し合えとは言っていない。もっと大事なことがあるだろう！」と会議の流れそのものに口を挟まれることもあります。

いずれにしても、事前に会議の内容について、管轄責任者と摺り合わせをしていないから、このようなことになります。また、管轄責任者は事前に会議の内容に関与せず、会議で決定した事に苦情を言う事の無いようにして欲しいものです。

会議のやり直しは、事前準備の時間、会議の時間、討議し直す時間、そして、何よりも決定事項をDOするタイムロスを生みます。非常に無駄です。

管轄責任者が議事録を読んだ時に、「よくやってくれた！」とうなるには、会議の内容以前に、会議で討議、意思決定する内容を摺り合わせることが大切です。

毎週、毎月開催される定例の会議でも毎回、新しい目的があるはずです。それを事前にしっかりと摺り合わせしましょう。