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会議開催案内は1週間前に配布していますか?

クレームなどの緊急対策会議以外は、1週間前に配布すると良いでしょう。何故、1週間前なのでしょうか?

2週間前だとまだまだ先と安心してしまい、議題の検討や事前準備を先送りにする可能性があります。3日前だと準備不足になりがちです。

ですから、1週間が適していると思います。

ただし、事前準備が相当必要な場合はもっと早めに配布するようにしましょう。

それと1週間前に案内を送ることで、うっかりと他に予定を入れてしまった人も調整できる可能性が生まれます。

1週間前でもメールの場合、見落としたり、誤って削除をすることがあります。

以下の2点を注意しましょう。

(1)開催案内をメールで送る際に、参加可否を必ず返信するように依頼すること。

(2)返信が無い場合は、電話など、直接話をして確認をする。

以上

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