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会議は準備段階で成否が決まる!

会議に参加するにあたり、何の準備もせずに参加している人をたまに見かけます。

そんな参加者を他の参加者が「クレーム」を付ける事もありません。

このような会議はやるだけ「ムダ」です。

何故、「ムダ」なのか?

もう一度、会議は何のために開催するのか!を考えてみましょう。

会議は次の3つのために開催されます。

1.組織として「意思決定」をする場

2.「意思決定」したことをきちんと「約束を果たす」ことを確認する場

3.「意思決定」したことで「起こるであろう問題を予測」し、事前に解決する場

これをやるからこそ、会議の成果である「会議で練り上げた計画の100%達成」を得ることができます。

立てた計画を実行するためには「意思力」「チームワーク力」などPOWERが必要ですが、幾らPOWERを掛けても、計画自体が「無理な計画」であれば成果にはなりません。

ですから、「計画を100%達成する」ためには「計画が大切!」となります。

「計画の100%達成」のためには、「会議前の準備段階」、「会議当日」、「会議後」の3段階をキチンと作っていく必要があります。

特に重要なのが、「準備段階」です。

会議は開催日以前より始まっているものであり、会議の成否はその準備段階で決まるといっても良いでしょう。

「準備段階」におけるステップは3つあります。

1.開催目的、日時、場所、参加者などを決定し、関係者にもれなく通知する事

2.会議当日に必要な資料、データなどの洗い出しと準備

3.参加者の事前準備に対する「指導・監督・助言」を行うこと

1と2をしっかりとされている企業は多いですが、3に力を入れている企業は少ないようです。

次回は参加者の事前準備に対する「指導・監督・助言」について触れたいと思います。

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