会議に参加する際に重要なことの一つが出席者としの「自覚」を持つことでしょう。

自分が当事者として出席する場合もあれば、上司や先輩から「聞いておくことが大切だからオブザーバーの立場で出席しておいて」と言われて出席する場合もあります。いずれにしても、当事者としての参加しなければ意味がありませんし、時間の無駄です。

「オブザーバーだから、意見を言うわけでも無いから・・・」と議題に無関心であったり、下調べをせずに参加するのは良くありません。

あらかじめ配布されている資料があるならそれに目を通しておくことは重要なマナーです、時間が無い場合は要点を把握するだけでも良いですが、できるだけ下調べをし、自分なりの意見や質問をまとめておくと良いでしょう。

以前の会議で話し合われた内容の継続審議のような会議であれば、前回の議事録や資料をチェックしておくべきです。

当事者であれば、自分の意見を持って会議に臨むべきです。営業会議などでは、未達要因や達成要因などの真因把握、今後の対策などは事前に用意し、発表することで参加者から意見やアイデアを貰い、自分の対策案が更に磨かれるようにすべきです。

最も良くないことは、その場をかわすための苦し紛れの発言ですね。会議には複数の参加者がいます。あなた一人が考え、沈黙してしまう時間は全員の無駄な時間となります。また、とっさに浮かんだ思いつきを会議で言ったところで、突っこまれると答えに窮するだけです。これも無駄な時間となります。

会議とは何か？

会議をやらなければ生まれることの無かった成果を産み出すために開催されるものであり、会議開催前とは、何らかの現実的な違いを作る場、機会が会議です。

これを忘れないようにしましょう。

以上