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会議開催案内(開催通知)を作成していますか?

クレーム対応などの緊急性の高い会議以外は「会議開催案内(開催通知)」を作成することが、会議の品質を高める重要な一歩です。

開催案内作成時の注意点については、このブログで後述しますが、開催案内送付の最重要ポイントは以下の2点です。

(1)会議の開催目的について、あらかじめ参加者の動機付けを行っておくこと。

資料等の事前準備も大切ですが、頭の中の事前準備が重要です。

(2)開催案内を送ることで、参加者に出席の依頼をし、参加の可否確認ができること。

メールで開催案内を送付する時には以下の事を注意しましょう。

メールは見落としたり、誤って削除をしたり、またメールを見たとしても当日までには忘れることもあります。

その対策は以下の2点です。

(1)開催案内をメールで送る際に、参加可否を必ず返信するように依頼すること。

(2)会議直前のフォローをする。特に、参加者が多忙な人、日頃から「うっかり」が多い人には、メールではなく電話など、直接話をする機会を作る。

フォローは参加者に会議について改めて認識して貰え、きちんと事前準備をしてくれることも期待できます。

以上

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