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会議決議事項の実行責任者へのサポート

会議は決議事項を決めることが目的ではありません。せっかく皆で意見を出し合い、決議した事項を実行して初めて会議の成果が形となります。

ですから、決議事項を実行する仕組みが会議の中で作られなくてはなりません。これもファシリテータの仕事となります。

実行責任者をサポートしながら、全員が協力して、決定事項を期限までに実行できるよう、参加者に様々な役割を割り振ります。

ある会議で沈黙を続けている人に質問をしたことがあります。

「何故、あなたは意思表示をしないのですか?」

彼はこう答えました。

「前に手をあげたら一人でやる羽目になったのです」

会議で誰もが黙っている中、意を決して手をあげたのですが、「孤立無援」の状態で、「手をあげたんだから最後まで自分でやれ」と全ての責任を負わされた、という経験をしたそうです。

何という組織なのでしょう。「言い出しっぺが損をする会社」は絶対に成長しません。上司が上司の役目を果たしていないからです。先頭を走る人間をサポートするのが上司であり、仲間でなければなりません。

コンサルタントとして、会議にオブザーブした際に「こうしたら?」とアドバイスをすることが多いのですが、「良いですね!やりましょう!、とすぐに賛意を示される企業と「・・・・」と沈黙をする企業があります。

どちらの企業の業績が良いか?

私の関わった先では明らかに「良いですね!やりましょう!」と積極的な企業です。

「誰がやるか?」「どうやってやる?」は発言の後で、皆で考えたら良いのです。

ファシリテータは決定事項を実行する人(実行責任者)が全ての責任をかぶり、孤立化しないように、支援者や支援方法などを決めていくことも重要な役割です。

また、人間の性かも知れませんが、会議で何かを決めた直後はやる気になっていても、時間が経つとつい忘れ、後回しにしてしまう傾向があります。その様にならないためにも「進捗確認」をする人を会議の場で任命すると良いでしょう。

更に、実行責任者の仕事が妥協や自己満足に陥らないよう、進捗確認だけでなく「実行事項の品質チェック」も行うべきです。

「ここまでやらないとならないの?」と疑問に思われるかも知れませんが、会議で決めたことを確実に実行しないと会議自体の意味がありません。また、会議の重要性も低くなります。

重要な会議と意識させるためにも上記のような「手間」を掛けることが大切なのです。そうすれば、参加者の会議に対する姿勢は良くなり、その会議で生まれる決議も良くなるのです。

以上

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